Automatyzacja zgłoszeń SENT – ograniczanie ręcznego wprowadzania danych
Organizacja przewozu towarów objętych nadzorem wymaga uwzględnienia nie tylko trasy i terminu dostawy, ale również formalności, które towarzyszą transportowi na poszczególnych etapach. W praktyce trudności pojawiają się często wówczas, gdy informacje o ładunku, pojeździe i uczestnikach przewozu są przechowywane w różnych dokumentach albo przekazywane między pracownikami za pomocą kilku kanałów. W takiej okoliczności łatwo przeoczyć edycję danych albo oprzeć się na wcześniejszej wersji dokumentacji.
Program do obsługi SENT może stanowić część środowiska informatycznego wykorzystywanego w logistyce, w którym gromadzone są informacje potrzebne do przygotowania i prowadzenia zgłoszeń. Znaczenie ma w dodatku nie tylko sposób wprowadzania danych, lecz też możliwość ich późniejszego odszukania, sprawdzenia i powiązania z konkretnym transportem. Przy ustalaniu zasad pracy warto rozdzielić czynności realizowane przed rozpoczęciem przewozu od tych, które mogą być konieczne podczas jego realizacji. Umożliwia to określić, na którym etapie potrzebna jest kontrola danych i kto powinien reagować na pojawiające się zmiany.
Jednym z zagadnień związanych z obsługą przewozów jest ustalenie, jakie informacje trzeba przygotować jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia. Dane dotyczące towaru, jego ilości, miejsca załadunku oraz planowanej dostawy muszą odpowiadać dokumentacji i realnym warunkom transportu. System do zgłoszeń SENT może porządkować te informacje według przyjętego schematu, a w zależności od dostępnych funkcji także wykorzystywać uprzednio zapisane dane. Powinno się jednakże odróżnić sprawdzenie, czy formularz został wypełniony, od zgody, że jego treść jest prawidłowa. Oprogramowanie może wykryć brak wymaganego pola, ale nie zawsze rozpozna, że wpisana wartość nie odpowiada dokumentom przewozowym. Z tego względu ważne jest zobowiązanie zasad weryfikacji przed przekazaniem zgłoszenia oraz sposobu postępowania w razie wykrycia niezgodności. W codziennej pracy przydaje się również czytelna historia przemian, zwłaszcza gdy przygotowanie dokumentacji i realizacja przewozu należą do zadań różnorakich osób. Dzięki temu łatwiej ustalić, które informacje zostały zmienione i czy aktualna wersja danych jest zgodna z ustaleniami dotyczącymi transportu.
Wprowadzanie kolejnych zgłoszeń według podobnego schematu skłania do poszukiwania możliwości ograniczenia ręcznej pracy. Automatyzacja zgłoszeń SENT może polegać w głównej mierze na pobieraniu informacji z systemu magazynowego, kodu transportowego lub innych źródeł używanych w przedsiębiorstwie. Zakres takich działań uzależniony jest od dostępnych integracji, jakości danych i zasad działania poszczególnych narzędzi. Jeżeli w jednym systemie stosowane są inne oznaczenia niż w drugim, samo połączenie aplikacji nie rozwiąże kłopotu. Niezbędne może być przygotowanie reguł przypisywania pól, ujednolicenie formatów a także sprawdzenie, jak oprogramowanie reaguje na brakujące albo niezgodne informacje. Osobnej sugestie wymagają sytuacje nietypowe, na przykład zmiana pojazdu, korekta danych o ładunku lub odwołanie planowanego przewozu. W takich przypadkach proces nie powinien opierać się jedynie na powielaniu wcześniejszych ustawień. Powinno się ustalić, które działania mogą być realizowane samoczynnie, a które wymagają decyzji pracownika. Ważne jest także regularne sprawdzanie, czy przekazywane dane pozostają bieżące, ponieważ błąd w systemie źródłowym może zostać przeniesiony do kolejnych dokumentów bez ponownego ręcznego wpisywania informacji.
Przy organizacji elektronicznej obsługi zgłoszeń trzeba uwzględnić również dostępność systemu, uprawnienia użytkowników i sposób przechowywania dokumentacji. Nie każdy pracownik musi mieć możliwość edytowania wszystkich danych, dlatego zakres dostępu powinien odpowiadać wykonywanym zadaniom. Warto również ustalić, jak postępować w sytuacji awarii, utraty połączenia albo braku sposobności przekazania informacji w normalnym trybie. Procedura awaryjna powinna uwzględniać bieżące oczekiwania dotyczące zgłoszeń, a nie wyłącznie wewnętrzne zasady aktualne w biznesie. Przydatnym elementem organizacji pracy jest prowadzenie ewidencji zgłoszeń w taki sposób, ażeby można było ustalić ich status, znaleźć związane dokumenty i sprawdzić, czy wymagane czynności zostały zrealizowane. Osoby odpowiedzialne za transport powinny znać też zasady aktualizacji danych a także wiedzieć, kiedy konieczne jest podjęcie dodatkowych działań. Samo wdrożenie narzędzia informatycznego nie zastępuje znajomości obowiązujących przepisów ani testom poprawności informacji. Sposób użycia systemu powinien być dostosowany do rodzaju przewozów, liczby obsługiwanych zgłoszeń i podziału odpowiedzialności między uczestników procesu, z uwzględnieniem przekształceń w przepisach oraz zasad działania Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu.
Polecam: SENT dla transportu.