Elektroniczny obieg dokumentów – etapy tworzenia, akceptacji i przechowywania plików
W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z nierzadko pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie sprecyzowanej sprawy, w szczególności gdy uczestniczyło w niej kilka osób.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami albo procesami. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak konsumenci będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie tylko według nazwy pliku na prawdę bardzo często okazuje się niewystarczające, w szczególności gdy wiele dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, takie jak numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Powinno się jednak ustalić, które informacje są de facto potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się niedwuznacznie przypisać do istniejącej kategorii. Bez określonej procedury takie pliki na prawdę bardzo często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi okres czasu.
Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów używanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Powinno się uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami a także obowiązujące terminy przechowywania. Np, zakończenie projektu nie za każdym razem oznacza, że wszystkie związane z nim materiały można w tej samej chwili zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone uwagi albo trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także możliwość późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej albo wcześniejszej wersji może być potrzebna nawet wtedy, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeżeli archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, ale ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.
Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany oraz materiały otrzymane w formatach stosowanych wcześniej w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany też pod kątem obsługiwanych typów plików a także możliwości zachowania ich priorytetowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie zawsze wystarcza. Powinno się sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego treść można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W sytuacji skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast oraz kompletność stron. O ile archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki albo pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich przypadkach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy też ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów należy ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze niedociągnięcia mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Istotne jest też zachowanie powiązań między dokumentem głównym a jego załącznikami, ażeby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.
Na organizację dokumentacji wpływa przy tym sposób współpracy między działami oraz zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na start obsługuje jeden zespół, może później wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W takiej sytuacji ważne staje się nie tylko i wyłącznie udostępnienie pliku, lecz też przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych warunkach i dalszych działaniach. Należy określić, kto może przemieniać treść dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto również uwzględnić sytuacje nietypowe, takie jak zastępstwo podczas nieobecności pracownika lub konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być kompatybilne z wymogami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można dodatkowo pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu oraz okresowe sprawdzanie sposobności odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Należy także uwzględnić konwersję formatów i narzędzi stosowanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, niemniej jednak taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści lub istotnych właściwości pliku.
Zobacz: rejestracja czasu pracy pracownika.