Transkrypcja nagrań a etapy przekształcania materiału audio w tekst
W trakcie przepisywania rozmowy z pliku audio bardzo szybko okazuje się, że najwięcej trudności nie wynika z samego pisania, lecz z konieczności właściwego odczytania tego, co de facto zostało powiedziane. Nagranie może zawierać dłuższe przerwy, zmiany tematu, poprawianie własnych wypowiedzi albo fragmenty wypowiadane bardzo cicho. Transkrypcja nagrań wymaga zatem jednoczesnego słuchania i zapisywania informacji w sposób uporządkowany.
Przy prostych rozmowach wystarcza zwykle rozpoznanie kolejnych wypowiedzi, jednakże przy bardziej złożonym materiale dochodzi identyfikacja osób, administrowanie kolejności oraz zaznaczanie miejsc, których nie można dobitnie odczytać. Ważne jest też rozróżnienie wśród zapisem dosłownym a tekstem po redakcji. W pierwszym przypadku pozostawia się naturalne cechy mowy, takie jak powtórzenia czy niedokończone zdania. W drugim można ograniczyć elementy utrudniające lekturę, jednak każda ingerencja w tekst powinna posiadać dany cel i nie może prowadzić do zmiany znaczenia wypowiedzi.
Duże znaczenie ma jakość samego nagrania. Plik zarejestrowany w cichym pomieszczeniu daje w całości inne sposobów niż materiał pochodzący z miejsca, w którym słychać ruch uliczny, pracujące urządzenia albo kilka rozmów prowadzonych jednocześnie. Problematyczne bywają również nagrania z telefonu, gdy urządzenie znajduje się daleko od osoby mówiącej. W takich ustaleniach pojedyncze słowa mogą być skomplikowane do rozpoznania, a próba odtworzenia ich jedynie na bazie kontekstu prowadzi do ryzyka błędu. W praktyce dużo lepiej pozostawić oznaczenie niezrozumiałego fragmentu niż wpisać słowo, które wyłącznie wydaje się prawdopodobne. Przy dłuższych materiałach przydaje się także oznaczanie czasu nagrania. Daje możliwość ono bardzo szybko wrócić do dokładnie sprecyzowanej wypowiedzi i porównać zapis z oryginalnym plikiem. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy dokument będzie analizowany przez osoby, które nie uczestniczyły w rozmowie.
W materiałach związanych z postępowaniem prawnym sposób opracowania zapisu może posiadać dodatkowe znaczenie. Transkrypcja do sądu powinna przedstawiać treść nagrania w sposób czytelny, ale bez swobodnego interpretowania wypowiedzi uczestników. Nie powinno się poprawiać sensu zdania wyłącznie dlatego, że rozmówca użył błędnej formy językowej albo przerwał wypowiedź w połowie (więcej:transkrypcja do sądu cennik). Jeżeli już na nagraniu występuje kilka osób, niezbędne jest konsekwentne oznaczanie ich wypowiedzi. Jeszcze trudniejsza sytuacja pojawia się przy mówieniu jednoczesnym, ponieważ wówczas nie zawsze da się ustalić pełną treść obu wypowiedzi. W takiej sytuacji warto zaznaczyć nakładanie się głosów, zamiast tworzyć na pozór kompletny zapis. Znaczenie mogą posiadać również dłuższe pauzy, śmiech, podniesiony głos czy odgłosy wskazujące na reakcję uczestników, o ile są wyraźnie słyszalne i ważne dla przebiegu rozmowy.
W współzależności od celu dokumentu stosuje się różne sposoby przedstawiania materiału. Stenogram może być przygotowany w formie bardzo zbliżonej do rzeczywistego przebiegu rozmowy, z zachowaniem kolejności wypowiedzi i charakterystycznych elementów mowy. Przy innych zastosowaniach treść może zostać uporządkowany tak, by łatwiej było wyszukać dokładnie sprecyzowane informacje, bez zmieniania ich znaczenia. W obu przypadkach znacząca pozostaje konsekwencja przy stosowaniu oznaczeń a także dokładne sprawdzanie nazwisk, dat, liczb i nazw własnych. To właśnie takie detale są podatne na pomyłki, szczególnie gdy dźwięk jest niewyraźny lub rozmówca posługuje się niewiele znanym określeniem. Przy pracy z nagraniem warto też pamiętać, że treść nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Nie każdą intonację czy emocję można jednoznacznie opisać, dlatego zapis powinien oddzielać to, co w rzeczywistości wynika z nagrania, od interpretacji osoby przygotowującej dokument.
Zobacz także: transkrypcja nagrań.