Cyfrowe archiwum dokumentów – formaty plików, metadane i indeksowanie
Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych w trakcie prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie zawsze jest widoczne w chwili zaprojektowania pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się potrzeba sprawdzenia szczegółów umowy, odszukania załącznika lub ustalenia, na jakiej bazie podjęto określoną decyzję.
Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko i wyłącznie aktualne potrzeby, niemniej jednak też możliwość odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy podejmowaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które rzeczywiście należą do jednej sprawy. Na przykład, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, niemniej jednak każda z nich mieć inny termin obowiązywania, zakres i historię zmian. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie zawsze wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Ważne jest także regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie wręcz wówczas, gdy sam plik został zachowany.
Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji pomiędzy osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w właściwym miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. O ile wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, łatwe zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak testom przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do użycia niekompletnych lub nieaktualnych danych. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują również postanowienie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje lub wycofany z dalszego obiegu. Każda z takowych sytuacji powinna być należycie oznaczona, by użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest też zachowanie informacji o powodach wprowadzenia przekształceń. Sama data przekształceń nie tłumaczy, dlaczego zmieniono treść i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami albo rozliczeniami taki kontekst może mieć znaczenie w trakcie późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.
Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku trzeba rozpatrzyć nie tylko miejsce zapisu, lecz również możliwość odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, dziedzinie, numerów spraw oraz innych opisów, niemniej jednak nie zastępuje sprawdzeniu jakości uskładanych materiałów. Podczas przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego tekstem lub kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię powinno się samoczynnie usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację lub potwierdzenie odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru trzeba określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu oraz zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić wyszukiwanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W przypadku materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia lub zniekształcenia danych.
Na organizację archiwum wpływają też zmiany przepisów, struktury organizacyjnej a także używanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różnorodne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących wymogów. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania oraz warunki usuwania materiałów. Nie powinno się przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem lub zamknięcie projektu w sposób automatyczny oznacza sposobność zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może nadal podlegać obowiązkowi zachowania lub być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Jednocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi obowiązków użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Ważne jest też postępowanie w sytuacji zmiany stanowiska lub odejścia osoby, która przedtem odpowiadała za dane materiały. Odrębnej sprawdzeniu wymagają kopie zapasowe i możliwość odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu należy ponadto sprawdzać, czy używane formaty nadal można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani niebagatelnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie jedynie jednorazowy stopień jej uporządkowania.
Więcej informacji na stronie: kontrola czasu pracy pracownika.