Cyfrowe archiwum dokumentów – formaty plików, metadane i indeksowanie
Wraz z rozwojem organizacji zmienia się nie tylko i wyłącznie liczba tworzonych dokumentów, ale także sposób, w jaki są one wykorzystywane. Materiały przygotowane na potrzeby jednego działu mogą po pewnym czasie stać się częścią innego procesu, np testom rozliczeń, obsługi reklamacji albo przygotowania umowy. Jeżeli dokumenty są przechowywane bez wspólnych zasad, odtworzenie ich historii wymaga przeszukiwania wielu folderów, skrzynek pocztowych i archiwów papierowych.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby poprzez przypisywanie im określonych kategorii, oznaczeń i powiązań z konkretnymi sprawami. Przy organizacji repozytorium ważne jest jednak uwzględnienie sposobu, w jaki dokumenty są faktycznie wykorzystywane. Podział oparty jedynie na strukturze działów nie za każdym razem odpowiada przebiegowi pracy, ponieważ jedna sprawa może angażować kilka zespołów. W takiej okoliczności przydatne staje się szukanie według różnorakich kryteriów, takich jak numer umowy, data, rodzaj dokumentu czy identyfikator projektu. Powinno się ponadto pamiętać, że jakość rezultatów uzależniony jest od poprawności wprowadzonych danych. Nawet rozbudowane funkcje wyszukiwania nie pomogą, jeśli dokument został prezentowany błędnie albo nie przypisano go do właściwej sprawy.
Ważnym elementem pracy z dokumentacją jest postanowienie, kiedy plik pozostaje materiałem roboczym, a kiedy staje się dokumentem przeznaczonym do dalszego zastosowania lub przechowywania. Różnica ta ma znaczenie między innymi przy projektach, w których powstaje wiele wersji tego samego opracowania. Wstępny szkic może zawierać sugestie, które nie powinny znaleźć się w wersji przekazanej do realizacji, a dokument zatwierdzony może wymagać zachowania bez późniejszych modyfikacji. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują więc także określenie statusów, sposobu zatwierdzania treści a także zasad przechowywania wcześniejszych wersji. W praktyce warto rozstrzygnąć, czy poprawki są nanoszone wprost w pliku, czy także każda kolejna wersja jest zapisywana oddzielnie. Pierwsze rozwiązanie może utrudniać odtworzenie wcześniejszego brzmienia dokumentu, natomiast drugie prowadzi do powstawania wielu kopii, jeżeli nie ma jasnych reguł ich oznaczania. Znaczenie ma także ustalenie, kto może zatwierdzić edycję i w jaki sposób informacja o niej trafia do pozostałych osób. Przy dokumentach związanych z rozliczeniami, zobowiązaniami lub decyzjami formalnymi brak takiej sprawdzeniu może prowadzić do korzystania z nieaktualnych danych. Sam zapis historii modyfikacji nie zastępuje natomiast procedury określającej, która wersja jest wiążąca.
Przy kształtowaniu elektronicznego archiwum należy uwzględnić także dokumenty, które nie powstały w postaci cyfrowej. Starsze umowy, formularze, protokoły i korespondencja mogą być dostępne jedynie na papierze, dlatego ich przeniesienie do systemu wymaga przygotowania oraz testom. Przed skanowaniem warto ustalić kolejność stron, sprawdzić kompletność załączników i oddzielić dokumenty, których nie powinno się łączyć w jeden plik. Pomyłka na tym etapie może utrudnić późniejsze odtworzenie zawartości teczki. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać zeskanowane materiały wraz z opisami i umożliwiać ich szukanie, jednakże skuteczność tego procesu uzależniony jest od jakości skanów oraz sposobu indeksowania. Rozpoznawanie tekstu daje możliwość przeszukiwać treść wielu dokumentów, ale nie za każdym razem właściwie odczytuje niewyraźne fragmenty, pieczęcie czy odręczne dopiski. Dlatego w sytuacji dokumentów o istotnym znaczeniu potrzebna jest kontrola zgodności pliku z oryginałem. Trzeba również określić, czy papierowy egzemplarz będzie wciąż przechowywany i kto odpowiada za jego lokalizację. Digitalizacja nie oznacza w sposób automatyczny, że oryginał można zrujnować. Decyzja w tej sprawie powinna uwzględniać rodzaj dokumentu, obowiązujące przepisy a także przyjęte zasady postępowania z dokumentacją.
Na sposób przechowywania plików wpływa także zmienność warunków organizacyjnych i technicznych. Zespół może zmienić strukturę, pracownik odpowiedzialny za określone sprawy może zakończyć współpracę, a wykorzystywane narzędzia mogą zostać zastąpione innymi. Archiwum powinno zatem uwzględniać możliwość przekazania odpowiedzialności bez utraty informacji o wcześniejszych działaniach. Istotne jest określenie uprawnień do odczytu, edycji, pobierania i usuwania plików, oraz zasad ich udostępniania osobom spoza organizacji. W przypadku danych osobowych i dokumentacji poufnej zakres dostępu powinien odpowiadać konkretnym obowiązkom użytkowników. Osobnym zagadnieniem pozostają okresy przechowywania. Niektóre dokumenty muszą być zachowane przez czas konkretny przepisami, inne mogą wymagać dłuższego przechowywania ze względu na trwające sprawy lub spory. Z tego powodu procedura archiwizacji powinna określać, kto kontroluje terminy i zatwierdza usunięcie materiałów. Znaczenie ma też sposób wykonywania kopii zapasowych a także sprawdzania, czy można odzyskać zapisane dane. Kopia, której przenigdy nie testowano, nie daje pewności, że wszystkie pliki będzie można odtworzyć po awarii. Przy długotrwałym przechowywaniu trzeba przy tym kontrolować przystępność formatów i sposobność otwierania dokumentów na aktualnie używanych urządzeniach, ponieważ sama obecność pliku w archiwum nie przesądza o tym, że jego treść pozostanie czytelna.
Źródło informacji: program do zarządzania dokumentami.