Cyfrowe archiwum dokumentów – formaty plików, metadane i indeksowanie
Wraz z rozwojem organizacji zmienia się nie tylko liczba tworzonych dokumentów, niemniej jednak także sposób, w jaki są one wykorzystywane. Materiały przygotowane na potrzeby jednego działu mogą prędzej czy później stać się częścią innego procesu, na przykład sprawdzeniu rozliczeń, obsługi reklamacji albo przygotowania umowy. O ile dokumenty są przechowywane bez wspólnych zasad, odtworzenie ich historii wymaga przeszukiwania wielu folderów, skrzynek pocztowych i archiwów papierowych.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby poprzez przypisywanie im określonych dziedzinie, oznaczeń i powiązań z konkretnymi sprawami. Przy organizacji repozytorium ważne jest jednak uwzględnienie sposobu, w jaki dokumenty są rzeczywiście wykorzystywane. Podział oparty wyłącznie na strukturze działów nie zawsze odpowiada przebiegowi pracy, ponieważ jedna sprawa może angażować kilka zespołów. W tak zaistniałej okoliczności przydatne staje się szukanie według różnorakich kryteriów, takich jak numer umowy, data, rodzaj dokumentu czy identyfikator projektu. Trzeba dodatkowo pamiętać, że jakość wyników uzależniony jest od poprawności wprowadzonych danych. Nawet rozbudowane funkcje wyszukiwania nie pomogą, jeżeli już dokument został prezentowany błędnie albo nie przypisano go do właściwej sprawy.
Ważnym elementem pracy z dokumentacją jest uwarunkowanie, kiedy plik pozostaje materiałem roboczym, a kiedy staje się dokumentem przeznaczonym do dalszego wykorzystania albo przechowywania. Różnica ta ma znaczenie między innymi przy projektach, w których powstaje wiele wersji tego samego opracowania. Wstępny szkic może zawierać uwagi, które nie powinny znaleźć się w wersji przekazanej do realizacji, a dokument zatwierdzony może wymagać zachowania bez późniejszych przekształceń. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują zatem także określenie statusów, sposobu zatwierdzania treści a także zasad przechowywania wcześniejszych wersji. W praktyce warto rozstrzygnąć, czy poprawki są nanoszone wprost w pliku, czy także każda kolejna wersja jest zapisywana oddzielnie. Pierwsze rozwiązanie może utrudniać odtworzenie wcześniejszego brzmienia dokumentu, jednakże drugie prowadzi do powstawania wielu kopii, jeżeli już nie ma jasnych reguł ich oznaczania. Znaczenie ma także zobowiązanie, kto może zatwierdzić konwersję i w jaki sposób informacja o niej trafia do pozostałych osób. Przy dokumentach związanych z rozliczeniami, zobowiązaniami albo decyzjami formalnymi brak takiej sprawdzeniu może prowadzić do korzystania z nieaktualnych danych. Sam zapis historii zmian nie zastępuje jednak procedury określającej, która wersja jest wiążąca.
Przy kształtowaniu elektronicznego archiwum należy uwzględnić również dokumenty, które nie powstały w postaci cyfrowej. Starsze umowy, formularze, protokoły i korespondencja mogą być dostępne wyłącznie na papierze, dlatego ich przeniesienie do systemu wymaga przygotowania oraz testom. Przed skanowaniem warto ustalić kolejność stron, sprawdzić kompletność załączników i oddzielić dokumenty, których nie powinno się łączyć w jeden plik. Pomyłka na tym etapie może utrudnić późniejsze odtworzenie zawartości teczki. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać zeskanowane materiały wraz z opisami i umożliwiać ich szukanie, jednak skuteczność tego procesu zależy od jakości skanów oraz sposobu indeksowania. Rozpoznawanie tekstu daje możliwość przeszukiwać tekst wielu dokumentów, niemniej jednak nie za każdym razem poprawnie odczytuje niewyraźne fragmenty, pieczęcie czy odręczne dopiski. Dlatego w sytuacji dokumentów o istotnym znaczeniu potrzebna jest kontrola zgodności pliku z oryginałem. Należy także określić, czy papierowy egzemplarz będzie wciąż przechowywany i kto odpowiada za jego lokalizację. Digitalizacja nie oznacza samoczynnie, że oryginał można zaprzepaścić. Decyzja w tej sprawie powinna uwzględniać rodzaj dokumentu, aktualne przepisy a także przyjęte zasady postępowania z dokumentacją.
Na sposób przechowywania plików wpływoraz zmienność warunków organizacyjnych i technicznych. Zespół może zmienić strukturę, pracownik odpowiedzialny za określone sprawy może zakończyć współpracę, a wykorzystywane narzędzia mogą zostać zastąpione innymi. Archiwum powinno zatem uwzględniać możliwość przekazania odpowiedzialności bez utraty informacji o wcześniejszych działaniach. Istotne jest określenie uprawnień do odczytu, edycji, pobierania i usuwania plików, oraz zasad ich udostępniania osobom spoza organizacji. W przypadku danych osobowych i dokumentacji poufnej zakres dostępu powinien odpowiadać konkretnym obowiązkom użytkowników. Osobnym zagadnieniem pozostają okresy przechowywania. Niektóre dokumenty muszą być zachowane przez czas konkretny przepisami, inne mogą wymagać dłuższego przechowywania ze względu na trwające sprawy lub znaczny. Z tego powodu procedura archiwizacji powinna określać, kto testuje terminy i zatwierdza usunięcie materiałów. Znaczenie ma też sposób wykonywania kopii zapasowych oraz sprawdzania, czy można odzyskać zapisane dane. Kopia, której nigdy nie testowano, nie daje pewności, że wszystkie pliki będzie można odtworzyć po awarii. Przy długotrwałym przechowywaniu powinno się a dodatkowo kontrolować dostępność formatów i możliwość otwierania dokumentów na aktualnie stosowanych urządzeniach, ponieważ sama obecność pliku w archiwum nie przesądza o tym, że jego treść pozostanie czytelna.
Zobacz więcej: kontrola czasu pracy pracownika.